現在のホームページを管理している制作会社を変更したい(でも手続きがよくわからない)

ホームページの運用、更新を外部の会社に依頼しているといろいろな問題が出てくるものです。
「いまのホームページ制作会社を変更したいけど移動手続きがよくわからない」「現在の制作会社とは関係がうまくいっていないの」といった場合には、サイト管理会社・更新代行会社の変更を検討されてみてはいかがでしょうか。

他社サーバーからTOLへの移管スケジュール

特に最近はリモートや遠隔地での仕事が増えてきており、取引先や販売先にも以前のように頻繁に会えるわけではありません。ビジネススタイルが変わってしまった中でいかに自社製品をアピールして、お客さんに購入してもらうかが大事になっています。ネット、ホームページは以前より重要な手段となって来ているのです。

どのような点に意識してコンテンツを作っていくか

そのような中、管理会社への不満やトラブルを抱えたままホームページの運用を続けていては、会社の業績にも影響が出てしまいますし、何よりサイト管理担当者のストレスが大きくなってしまい身体によくありません。

このページではホームページ管理会社の変更理由、サイト制作業界の実情、ホームページの管理会社の手続き手順、移管にあたって必要なものなどを詳しくご説明いたします。

目次

サイト管理会社の変更理由ランキング
制作会社は廃業してしまう業者も多い
ホームページ保守管理の主な業務
ホームページ管理会社変更の手続き方法
移管してもドメインやメールアドレスそのまま
ホーページの構成は3つ
コンテンツも移動するにはFTP情報が必要
危うい場合は弊社にお声がけ下さい

サイト管理会社の変更理由で多いもの

一般的にどういう時にホームページの管理会社(更新代行やサーバー管理委託)を変更したくなるのでしょうか。
これまでのお客様のご相談内容や同業者のヒアリングをもとにグラフ化してみました。(おおまかな統計であることをご了承ください)

●ホームページ制作会社の対応が遅い、悪い
65%
●ホームページ制作会社が廃業、事業縮小で管理が出来なくなった
25%
●ホームページの保守管理費用が高い
38%
●ホームページ管理者と急に連絡が取れなくなった
33%
●ホームページ制作管理者とケンカになって、もう関わりたくない
40%
●ホームページ制作管理者がいい加減で嫌になったから
55%

※グラフはこれまで弊社にご相談のあったお客様のおおまかな統計です。
※統計は複数回答です。

その結果一番多いのは「ホームページ制作会社の対応が遅い、悪い」です。中でも特に「メールを送ってから返信までの時間がかかりすぎる」「返事が来るのにいつも2~3日かかるから全然進まない」など、対応スピードに関するものが多くなっています。

次に多いのは「ホームページ制作会社がいい加減で嫌になったから」です。これは会社全体の社風の場合もあれば、担当者の性格の場合もあります。

これらをみると、「やむを得ず管理会社の変更せざるをえないケース」と「自主的に管理会社を変更するケース」に分かれていることがわかります。

これをご覧のみなさまも当てはまる理由がありましたか。

ホームページ制作会社は個人でも簡単に創業できる反面、廃業してしまう業者も多い

なぜこれらの「性格の不一致的な問題」が起きてしまうのでしょうか。
もちろんどの業界にも「対応が遅いから」「対応が悪いから」「廃業したから」「値段が高いから」という理由で業者との取引を変更するケースはあるのですが、ホームページ制作業界には他の業界とは異なる状況があります。

ホームページ制作業界は登場してから数十年とまだまだ歴史が浅く、資格も特に不要なため個人でも簡単に創業できる反面、廃業してしまう業者も多いのが現実です。特にフリーランスデザイナーや個人事業主に自社サイトの運用管理を依頼していると、その人の人的スキルや人格に拠るところが大きく、うまくいっているうちはいいのですが、時間の経過とともに、その人の事業がうまくいかなくなったり、スムーズなコミュニケーションが取れなくなったりで、「作った人が廃業してしまって誰も修正出来ない、連絡が取れなくなった、サイト制作会社のレスポンスが良くないから業者を代えたい・・」ということが起きてきます。

近年の副業ブームも原因のひとつ

また近年の副業ブームも原因の一つです。

政府の後押しもあり、一つの会社の縛られない働き方として「副業」をする人、「副業」を容認する会社が増えて来ています。個人的にホームページの制作スキルを持っている人は多いので、そういった人たちがランサーズやクラウドワークス、ココナラなどのビジネス受発注のマッチングサービスに登録をしてホームページの制作や管理を請け負うケースも増えて来ています。

これらのサービスは原則、匿名でおこなう形になります。(制作者保護の観点から連絡先を教えてもらえることはほとんどありません。)
依頼して納品して終わりという単発型、短期型、そして安価の仕事であればさほど問題はないものの、ホームページ制作の場合は、制作と同時にその後の保守管理を依頼することが多いので、どうしても取引は長期に渡ることが多くなります。そうすると「副業」「匿名」の不安定な仕事の取引ではちょっとしたトラブルや満足できないことが多くなってしまうのです。それらが積み重なって大きな不満となってしまうのです。

ホームページとサーバー管理の業務内容は多岐に渡る

ここで「そもそもホームページ保守管理の業務はどのようなことをおこなうのか?」についてご説明いたします。

ホームページの更新代行とサーバー管理の仕事は、一般の人が思っている以上に多岐に渡り、それなりのスキルが必要なものが多くなっています。下記がそのリストになります。特に近年主流となったワードプレスを使ったホームページの場合は、高度なシステムで動いているので、運用中に様々な不具合やトラブルが発生いたします。

ホームページ保守管理の主な業務

ホームページの運用に必要な作業は、コンテンツ&デザインを管理する 「ホームページ保守管理」とハード or クラウド関連を管理する 「サーバー保守管理」 の2種類があります。

「ホームページ保守管理」

「ホームページ保守管理」では、お客さまのホームページ、ワードプレスサイトの情報更新やページ追加などの業務のほか、プログラムのカスタマイズ、運用アドバイス、ハッキングや不正アクセスなどのトラブル対応、WordPressやプラグインのバージョンアップデートなどが主な業務になります。

「サーバー保守管理」

「サーバー保守管理」はホームページを収容するサーバーの管理です。
ウェブサーバー、メールサーバー、データベース、DNSサーバー、バックアップサーバーの運用と障害時の対応、SSLサイト暗号化などの安定運用、サーバーセキュリティ対策、契約更新業務などが主な業務になります。

また管理会社によっては、SEO(検索エンジン上位表示対策)、Googleなどの広告、アクセスデータ解析・分析などもおこないます。詳しくは「ホームページの保守とは?作業内訳や費用を解説」でご説明していますので、あとでご覧下さい。

ご覧いただくとわかりますが、ホームページ管理は意外に守備範囲(業務範囲)広いことがわかります。

現在のホームページ管理会社が「ホームページのコンテンツ更新代行のスキル」と「サーバーの保守管理のスキル」「ワードプレスのシステム構築スキル」を併せ持っていれば何ら問題は無いのですが、ホームページを作ったデザイナーや広告会社が「サーバーの保守管理」など自社の得意分野以外の部分も請け負っているケースも多々あります。特に中小企業ホームページの場合は多いです。

そうするとメールでワードプレスの改修を依頼しても返事が遅い、作業対応が遅いということになってしまうのです。自社のメイン分野、得意分野の依頼では無いので当然と言えば当然ですね。

ホームページ管理会社変更の手続き方法

それでは、サイト管理会社・更新代行会社を変更する場合の手続きについておおまかにご説明いたします。細かい手続きの流れは現在契約中の事業者によって異なりますが、下記の要所要所の大事なポイントを押さえておけば大きな失敗は無いと思います。
(危うい場合は弊社にご連絡ください。対応いたします。)

管理会社を変更したいと思っている段階(現在)

ホームページ管理会社に何らかの不満やトラブルがあって「管理会社を変更したい」と思っている段階です。つまり恐らく現在だと思います。

自社の契約状況を調べておく

現在の管理会社に移管や解約についてまだ何も言う必要はありません。
まずは現在の自社の契約状況を調べて、手元においておきましょう。(これらの情報は最終的に必要になる情報ですので早めに用意しておいた方がいいです)
※ドメインやサーバーについてよくわからない人は、このあと詳しくご説明していますのでご安心ください。

どこの会社でドメインの管理をしているか( aaaaa.jp など自社のURLのこと )
どこの会社でサーバーを管理しているか(ログインID、パスワードなど)
ホームページ関連の費用をどこに払っているか
サーバーにアクセスするFTP情報(ID、パスワード)
ワードプレスの場合、管理画面のログイン情報(ID、パスワード)

新しい管理会社、助けてくれそうな会社を探す

現在の契約情報が揃ったら、次に自身で新しい管理会社、現在の状況を助けてくれそうな会社を探します。
世の中にホームページ制作会社は多数あります。(というより多数ありすぎて玉石混淆状態です)。自身で検索をして次々にホームページをチェックしていくとだいたい傾向がわかってくると思いますが、ここで大事なのは現在の二の舞にならないこと。現在と同じような傾向、体質の会社を選んでしまわないことです。

ホームページの初期制作と運用管理では求められる能力が違うのですね。心配な方はの「ホームページ管理会社は「実績」と「信用」のある会社を選びましょう」に探し方のポイントを詳しくまとめていますので後でごらんください

・メールの返信が早いかどうか
・メールの文面の文章、電話の話し方がていねいかどうか
・自社の要望をすぐに理解してくれて、適切な回答をしてくれるかどうか

事業年数が10年以上あるか(信用があるかどうかの目安)

などが一例ですが信頼できるホームページ管理会社のポイントです。

現在のホームページ会社との経緯や変更の理由を正直に説明して、新しい会社にちゃんと理解、納得してもらうことが大事です。

新しい契約条件と金額を出してもらう

良さそうなホームページ管理会社が見つかったら、契約条件と金額が自身の要望、予算で問題無いか確認します。
条件的に良さそうであれば、仮に依頼した場合の管理会社移管スケジュール(完了まで数週間なのか数ヶ月なのか)もおおまかに聞いておきましょう。

ホームページの移動費用(引っ越し費用)
ホームページの保守管理費用と含まれる業務内容
ホームページを収納するサーバー費用
ドメインの管理費用
その他

現在の契約会社に解約(移管)の旨を伝える

新しい会社が見つかって、条件も問題無し、金額も問題無し、スケジュールも問題無し、となったら、初めて現在の制作管理会社に連絡をして解約(移管)の旨を伝えましょう。
大体の会社は、解約が完了するのは、解約届書提出した翌月末とか翌々月末とかになっています。一時的に新しい会社との重複期間が出てしまうのはしょうがありません。

同時に新しいホームページ管理会社に契約の申込みをします。きちんと申込みをしておかないと、解約届を出したは良いけれど、双方宙ぶらりん状態になってしまうので、注意しましょう。

ドメイン管理の移管作業

解約届が受理されると現在の契約会社から、ドメイン移管に関する手続き、(またはコンテンツ移管に関する手続き)がおこなわれるはずです。この辺りは全て新しい管理会社がやってくれるはずなので、お客様が何かやる、ということは無いはずです。

各種移管手続き作業

ドメイン管理の移管、新しいサーバー環境の用意、現在のホームページデータの移動、動作チェックなどの作業が行われます。
こちらも全て新しい管理会社がやってくれるはずなので、お客様が何かやる、ということは無いはずです。

DNS切替~管理会社の変更手続き完了

最後にDNSを切り替えて、ホームページ管理会社の変更が完了です。

上記のステップがサイト管理会社・更新代行会社を変更する場合の手続きになります。

次に移管にあたってのポイントを何点かご説明いたします。


移管してもドメインURLやメールアドレスは変わりません

ホームページの管理委託先の変更を検討するにあたって、もっとも気になるのは「変更しても現在のサイトの運用に問題ないのか?」「現在のドメインURL(www.●●●●.jp)やメールアドレスが変わってしまうのではないか?」「なにか自社の仕事や取引先に支障が出るのではないか?」ということだと思います。

これまでせっかく各方面に告知してきたURLが変わってしまうことを懸念されるのは当然のことですね。ホームページ制作会社の変更によって、これらドメインやメールアドレスが使えなくなってしまうことはほぼありませんのでご安心下さい。

ただ下記のようなイレギュラーな(お客様にとって不本意な)契約を結んでしまっている場合は、

制作会社を変更するとドメインは使えない契約になっている
現在の制作会社に対して未払い金がある
リース契約などによって使用権限にしばりがある
業者間で感情的なトラブルになっていて話しが進まない

スムーズに行かないこともあるのですが、これらのことがクリアになっていれば、大体の場合は管理業務を移管することができます。

補足ポイント
ホーページの構成は下記3つ

ホーページ管理会社変更に必要なものを詳しくご説明しておきます。下記の3点はあくまでも弊社が移管業務を担当した場合のことで、業者によっては必要な事項が異なる場合もありますので、その都度確認してみましょう。

1.ホームページコンテンツ(データ)

ホームページ制作会社の選び方

ホームページの制作業者を変更する際に一番引っかかってくるのが、「現在のホームページデータを引き続き使用できるのか?」という点です。
今回を機に新しくリニューアルをする予定でしたら、何ら問題は無いのですが、デザインをそのまま使用したいという場合は「著作権関連」がどうなっているのかを確認する必要があります。
旧ホームページ制作会社にとっては管理業務を解約された上に自社で作ったデザインを持って行かれてしまう訳ですから普通はあまり気持ちの良いものではありません。場合によっては感情的になって著作権を盾に使用許可を出さない会社もあります。
これらはお客さまと制作会社がどのような契約を交わしているかによって異なってきますので一概には言えません。ただ現在の契約内容をまったく調べないうちに、いきなり「管理を解約したい」と告げてしまうと、スムーズに行くものも行かなくなってしまいますので、まずは新しい業者に打診をしましょう。(このことはこれまで多くの移管業務をおこなって来た弊社の経験に基づくものです)

2. レンタルサーバー

レンタルサーバー

レンタルサーバーとは、ホームページデータを置いておく倉庫のようなものです。現在、ホームページを運用されている方ならどこかのサーバー会社に毎月いくらかの費用を支払われていると思いますが、弊社の場合は管理業務移管にあたって、レンタルサーバーを変更していただいております。
通常このレンタルサーバーは、制作会社指定の会社のものを使って代金も制作会社に払っているケースと、自社で直接契約してGMOやNTT、大塚商会などの会社に払っているケースがあります。間に制作会社が入っている場合は、解約の意志表示は制作会社に対しておこなう必要があります。

3. ドメイン

サブドメイン設定(AレコードやCNAME)

ドメインはインターネット上の商号のようなもので、http://www.●●●●.jp や ●●●●.com などになります。これらのドメインはどこかの会社が管理しているのですが、大半はレンタルサーバーとセットになっていることが多いです。弊社の場合は管理業務移管にあたって、ドメイン管理も変更していただいております。
レンタルサーバーとドメインの会社変更手続きは、基本的には事業者同士でおこないますので、解約の意志表示を現在のレンタルサーバー会社におこなっていただくだけでけっこうです。

コンテンツも移動するにはFTP情報が必要

旧制作会社に確認をして、ホームページコンテンツ(データ)も移動できるとなった場合は、FTP情報と呼ばれるレンタルサーバーにアクセスするためのIDとパスワードが必要になります。

新しい制作会社はその合い鍵を使って現在のサーバーにアクセスをして、現在のホームページデータをパソコンにダウンロードしてくることになります。

FTP情報がわからない、または教えてくれない場合は、イレギュラーな方法で(あまり好ましくない方法で)ホームページデータを移動させる必要が出て来ます。

この情報は大体は契約時に渡される書類に記載されていることが多いです。もし紛失してしまっている場合は再度、レンタルサーバー会社に教えてもらう必要があります。

※旧制作会社が独自の方法でホームページを作っている場合やデータベースやPHPを使ったプログラム系コンテンツの場合は、単にダウンロードしてくるだけでは、新しいサーバーで動かすことができませんので、改修作業が必要になります。

危うい場合は弊社にお声がけ下さい

サポートデスク

先ほどもご案内いたしましたが、特に最近はリモートや遠隔地での仕事が増えてきており、取引先や販売先にも以前のように頻繁に会えるわけではありません。ビジネススタイルが変わってしまった中でいかに自社製品をアピールして、お客さんに購入してもらうかが大事になっています。ネット、ホームページは以前より重要な手段となって来ているのです。

そのような中、管理会社への不満やトラブルを抱えたままホームページの運用を続けていては、会社の業績にも影響が出てしまいますし、何よりサイト管理担当者のストレスが大きくなってしまい身体によくありません。

「いまのホームページ制作会社を変更したいけど移動手続きがよくわからない」「現在の制作会社とは関係がうまくいっていないので管理会社を変更したい」でもよくわからなくて危うい、というお客様は弊社にお声がけください。全国どちらのお客様でも大丈夫です。
私どもではこれまで創業以来20年に渡って、全国で数百社のホームページとサーバーの移管をおこなって参りました。ていねいで誠実な対応を心がけており、5年10年と長期に継続してお付き合いいただいているお客さまが多いのが特徴です。

現在、他社で管理しているホームページとドメイン、サーバー、メールアドレスをそのまま弊社サーバーに移動(他社サーバーからの乗り換え)させた上で管理を引き継ぎいたします。

何らかの制約がある場合もあきらめずにご相談下さい。最善の策をお考えいたします。

お急ぎの場合は、この下に弊社のフリーダイヤルを載せていますので、お気軽にお問い合わせください。

※弊社では申し訳ございませんが移管作業(引越作業)のみの案件は承っておりません。同時にサーバー、ドメインも弊社側に移管していただいております。

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